Privacy Statement

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

VITAAL ONDERNEMEN BV, verwerkt uw persoonsgegevens. VITAAL ONDERNEMEN BV wordt gefaciliteerd door EVI-Facilities B.V. De functionaris gegevensbescherming van EVI-Facilities ziet erop toe dat verwerking van persoonsgegevens volgens de wettelijke regels gebeurt. Heeft u vragen of opmerkingen over de verwerking van persoonsgegevens in onze organisatie? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van EVI-Facilities, Ilham El Hassnaoui-Chamlal, E-mail: ielhassnaoui@evifacilities.nl, Telefoonnummer: 085-1304216

2. Hoe komt het dat wij uw persoonsgegevens verwerken?

VITAAL ONDERNEMEN BV verwerkt uw persoonsgegevens omdat uw (ex-)werkgever ervoor heeft gekozen om een Arbodienstverleningsovereenkomst af te sluiten met VITAAL ONDERNEMEN BV. Dit betekent dat de inzet van de bedrijfsarts, preventie en verzuimbegeleiding vanuit VITAAL ONDERNEMEN BV.B.V. bij preventieve vraagstukken ziekte of arbeidsongeschiktheid wordt geïnitieerd. Uw (ex-)werkgever heeft ons ingeschakeld om de begeleiding en eventueel uitbetaling uit te voeren. Wij kunnen deze taken alleen uitvoeren door persoonsgegevens te verwerken. Uw (ex-) werkgever heeft daarom uw persoonsgegevens aan VITAAL ONDERNEMEN BV verstrekt. Gedurende de begeleiding kan VITAAL ONDERNEMEN BV u vragen om zelf ook persoonsgegevens te verstrekken. Uw (ex-)werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder het verstrekken van die gegevens aan VITAAL ONDERNEMEN BV Uw (ex-)werkgever heeft u ingelicht over het verstrekken van persoonsgegevens aan VITAAL ONDERNEMEN BV

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:

• Het bevorderen en beschermen van de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van werknemers van de bij VITAAL ONDERNEMEN BV aangesloten bedrijven of van werknemers in dienst van contractanten of derden.
• Het vastleggen en beschikbaar stellen van informatie, (mede)verkregen op grond van opgeslagen persoonsgegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de dienstverlening.

4. Op basis van welke wettelijke regels (rechtsgronden) vindt de verwerking plaats?

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door VITAAL ONDERNEMEN BV kunnen de volgende rechtsgronden gelden:

• De verwerkingen zijn noodzakelijk voortvloeiend uit uw arbeidsovereenkomst;
• De verwerkingen zijn noodzakelijk om namens uw (ex-)werkgever te voldoen aan de verplichtingen die de Arbo- en sociale verzekeringswetgeving hem oplegt;
• De verwerkingen zijn noodzakelijk om de gerechtvaardigde belangen te behartigen die VITAAL ONDERNEMEN BV en uw (ex-)werkgever hebben bij het verrichten van hun reguliere bedrijfsactiviteiten. Uw belangen komen hierbij niet in het geding. U heeft juist alle belang bij zorgvuldige uitvoering van de sociale verzekeringswetgeving die op u van toepassing is. Dat hierbij persoonsgegevens worden verwerkt is onvermijdelijk en niet in uw nadeel.

5. Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Uw (ex-) werkgever heeft uw persoonsgegevens aan VITAAL ONDERNEMEN BV verstrekt om ons in staat te stellen namens hem de begeleiding bij preventieve vraagstukken, ziekte of arbeidsongeschiktheid te verzorgen. Mogelijk vragen wij u bij uw contacten met VITAAL ONDERNEMEN BV om persoonsgegevens te verstrekken die uw (ex-) werkgever nog niet aan ons heeft doorgegeven.

6. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Maar wij kunnen voor de in dit privacy statement genoemde doeleinden de volgende persoonsgegevens over u verwerken:

Persoons- en administratieve gegevens:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mail
• Nationaliteit
• Geslacht
• Werkgeversgegevens
• Datum: In- uitdiensttreding
• BSN
• Inkomensgegevens
• Bank/gironummer
• Functie
• Aanstellingsomvang
• Verzuimgegevens: data van ziek- en (vermoedelijke) herstel meldingen, aantal
• Aard en oorzaak ziekte (diagnose)
• Ziektedagen, arbeids(on)geschiktheidspercentage
• Medische gegevens
• Gegevens over de inhoud van consulten (onderzoek, diagnose, verslag)
• Gegevens over actuele of vroegere gezondheidsproblemen
• Arbeidsmogelijkheden en belastbaarheid
• Knelpunten functie + kwaliteit arbeidsverhouding
• Beperkingen + re-integratie activiteiten
• Biometrische gegevens
• Gegevens van (huis)artsen, medisch specialisten en andere artsen, opgevraagd met toestemming van de betrokkene
• Toestemmingsverklaringen voor het opvragen van medische informatie
• Rapportages van en aan het UWV

Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen VITAAL ONDERNEMEN BV.

7. Hoe gaan wij om met gegevens over uw gezondheid?

Voor het verwerken van gezondheidsgegevens gelden extra strenge eisen. Voor zover de verwerking daarvan gebeurt door artsen (en andere leden van functionele teams) geldt dat die verwerkingen zijn toegestaan met het oog op uw behandeling of verzorging. In andere gevallen worden medische gegevens alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de Arbo- en sociale verzekeringswetgeving, voor uw re-integratie, en voor begeleiding in verband met uw ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om het feit dat u ziek bent (geweest) en eventueel wat de aard van die ziekte is.

Taakdelegatie door de bedrijfsarts

In sommige gevallen kan de Arbeidskundig Casemanager die u begeleidt gezondheidsgegevens met u bespreken die vallen onder de taak van de bedrijfsarts/medisch adviseur van de EVI-Partner. De bedrijfsarts/medisch adviseur van de EVI-partner heeft de taak om deze gegevens te bespreken dan officieel aan de Arbeidskundig Casemanager overgedragen, maar blijft zelf verantwoordelijk. Dit wordt taakdelegatie genoemd. Als de Arbeidskundig Casemanager op basis van taakdelegatie onderwerpen met u bespreekt, gebeurt dat dus onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts/medisch adviseur VITAAL ONDERNEMEN BV Als u hier vragen over heeft, zal uw Arbeidskundig Casemanager die graag beantwoorden.

Het gaat bij taakdelegatie om bespreking van de volgende gegevens:

• Welke beperkingen u heeft voor het verrichten van uw werk
• Of er voorschriften uit de sociale wetgeving over de No-riskpolis op u van toepassing zijn
• Of er eerder dan na zes weken na uw ziekmelding contact met de bedrijfsarts nodig is
• Wat tijdens uw ziekte uw dagbesteding is
• Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen VITAAL ONDERNEMEN BV

8. Wanneer en waarvoor verwerken wij uw Burgerservicenummer?

Wij verwerken uw Burgerservicenummer (BSN) alleen als dat wettelijk is voorgeschreven. Uw BSN is in elk geval noodzakelijk in de volgende gevallen:

• Om een ziekteaangifte en eventuele herstelmelding te doen bij UWV
• Bij de controle van gegevens bij UWV

Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen VITAAL ONDERNEMEN BV.

9. Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven?

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een beperkt aantal partijen, en alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van Arbo-/sociale verzekeringswetgeving en/of wettelijk is voorgeschreven. De partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen doorgeven zijn:

• Zustermaatschappijen van VITAAL ONDERNEMEN BV, voor zover die betrokken zijn bij de uitvoering van Arbo-/sociale verzekeringswetgeving.
• Bedrijfsartsen(organisaties) en andere deskundigen zoals de stafarts voor het uitvoeren van kwaliteits controles.
• Re-integratiebureaus.
• Externe adviseurs die wij betrekken bij uw re-integratie, de uitbetaling en administratie van een uitkering uit hoofde van een verzekeringspolis, verzuimregistratie, dossierbeheer en het verstrekken van uitkeringsspecificaties.
• UWV.

10. Aan welke landen geven wij uw persoonsgegevens door?

Op grond van de Europese wetgeving worden uw persoonsgegevens alleen in Nederland of in Europese lidstaten verwerkt.

11. Beveiliging persoonsgegevens

De werkwijze van VITAAL ONDERNEMEN BV is volledig geautomatiseerd. Echter, de meeste medische informatie van een huisarts of specialist ontvangen wij per brief. Papieren documenten worden na ontvangst door ons toegevoegd aan ons digitaal verzuimsysteem. Papieren documenten worden na toevoeging aan ons verzuimsysteem direct vernietigd. Om toegang te krijgen tot ons digitaal verzuimsysteem is naast een gebruikersnaam en wachtwoord ook een tweede manier van identificeren verplicht (twee factorauthenticatie). De gebruiker ontvangt na het intypen van de gebruikersnaam een wachtwoord een code om in te kunnen loggen. Het verzuimsysteem voldoet ook aan de andere beveiligingseisen die in de privacywetgeving zijn neergelegd en is ISO 27001 gecertificeerd. Bij werkgevers zijn de NAW-gegevens en gegevens die betrekking hebben op uw dienstverband, gekoppeld met het personeelsregistratiesysteem van uw werkgever. Dit om er samen voor te zorgen dat uw meest recente gegevens bij ons bekend zijn. Indien VITAAL ONDERNEMEN BV onverhoopt geconfronteerd wordt met (het vermoeden) van een datalek, dan volgt zij een gecertificeerde procedure datalekken.

12. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

VITAAL ONDERNEMEN BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk toegestaan is, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang we bepaalde gegevens bewaren is dus niet alleen afhankelijk van de aard van de gegevens, maar ook van de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. Dit betekent ook dat de bewaartermijn per doel kan verschillen. VITAAL ONDERNEMEN BV kiest binnen deze kaders altijd voor de kortst mogelijke bewaartermijn.

13. Welke rechten heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens?

U heeft het recht VITAAL ONDERNEMEN BV te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Ook kunt u om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens vragen, of om beperking van de verwerking van die gegevens. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Tot slot heeft u het recht om ons te vragen om de gegevens die wij over u hebben verzameld aan u over te dragen. Als u van deze rechten gebruik wilt maken, kunt u uw verzoek met uw naam en contactgegevens sturen aan onze Functionaris gegevensbescherming. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacy statement. Wij vragen u vriendelijk om in uw verzoek zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Kan VITAAL ONDERNEMEN BV dit niet (volledig) vaststellen, dan kunnen we u vragen om uw verzoek nader toe te lichten. VITAAL ONDERNEMEN BV zal in principe binnen vier weken op uw verzoek reageren. Voldoen wij niet aan uw verzoek, dan krijgt u een bericht met een toelichting waarom dit zo is.

14. Klachten

U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen als u vindt dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan. Wij verzoeken u vriendelijk om hiervoor gebruik te maken van het klachtenformulier op onze website. VITAAL ONDERNEMEN BV neemt iedere klacht serieus en reageert binnen twee werkdagen. De klachtenprocedure is te vinden op de website. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer over de procedure leest u op de website van deze toezichthouder.

15. Heeft u vragen of suggesties?

Voor vragen of suggesties naar aanleiding van dit privacy statement kunt u terecht bij onze Functionaris gegevensbescherming. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacy statement.

16. Documentversie en wijzigingen

VITAAL ONDERNEMEN BV kan dit Privacy statement aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wetgeving, rechtspraak, of publicaties van de Autoriteit Persoonsgegevens. EVI-Facilities raadt u daarom aan het Privacy statement regelmatig op wijzigingen na te lezen. Deze versie dateert van 1 juni 2021.

Bijlagen

Matrix toegang categorieën persoonsgegevens
9 december 2019, versie 1

BIJLAGE A. CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS

Algemeen

VITAAL ONDERNEMEN BV of de door VITAAL ONDERNEMEN BV ingeschakelde personen verwerken persoonsgegevens van betrokkene die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van haar activiteiten conform de onderliggende overeenkomst en haar wettelijke taken. Er is een onderscheid in categorieën van gegevens naar het doel waarvoor deze gegevens mogen worden verwerkt. Voor alle gegevens geldt dat deze alleen verwerkt mogen worden voor zover dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verkregen worden. Persoonsgegevens die verwerkt zouden kunnen worden, mits noodzakelijk voor de uitvoering van de onderliggende overeenkomst en de daaraan gekoppelde doelen betreffen:

Categorie A-gegevens

Dit zijn de gegevens die een rol spelen bij de overeenkomst tussen de arbodienst en werkgever. Het zijn hoofdzakelijk proces- en administratieve gegevens, en enkele gegevens over de gezondheid, die de werkgever, de verzuimverzekeraar in de hoedanigheid van claimbeoordelaar, de Arbeidskundig casemanager en de arbodienst/bedrijfsarts mogen verwerken. Hiertoe behoren onder meer:

• Naam, adres, woonplaats gegevens van de (zieke en/of arbeidsongeschikte) werknemer.
• Loongegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer.
• Datum einde dienstverband (indien deze eindigt voordat de 104 weken loondoorbetaling/WIA-wachttijd voorbij is).
• Burgerservicenummer (BSN).
• Datum eerste verzuimdag.
• Datum van (gedeeltelijk) herstel.
• (Vermoedelijke) duur van het verzuim.
• Arbeidsongeschiktheidspercentage of het percentage loonwaarde.
• Aantal uren per dag of per week dat de werknemer eigen of passend werk kan verrichten, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema).
• Of sprake is van enige vorm van schadeloosstelling, zoals vangnetsituatie of regres.
• Of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting.
• Of en wanneer een interventie is ingezet.
• Kosten van de interventie.
• Of een plan van aanpak is opgesteld.
• Of de activiteiten uit het plan van aanpak (tijdig) zijn uitgevoerd.

Categorie B-gegevens

Dit zijn gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding en re-integratie van de zieke/arbeidsongeschikte werknemer.

Tot categorie B-gegevens behoren onder meer:

• Visie van de bedrijfsarts op de te re-integreren zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer.
• Vertaling van de medische gegevens door de bedrijfsarts naar beperkingen en mogelijkheden van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer.
• Poortwachter rapportages, zoals het plan van aanpak en de probleemanalyse.
• Belastbaarheid: de werkzaamheden waartoe de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer nog wel of niet meer toe in staat is, de fysieke en mentale mogelijkheden en beperkingen.
• Rapportage van de arbeidsdeskundige, waarin de belastbaarheid wordt vertaald naar concrete mogelijkheden tot het verrichten van arbeid.
• Advies over eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die nodig zijn.
• Advies over een interventie gericht op het verhogen van de belastbaarheid.
• Planning traject van de re-integratie.
• De wens van de werknemer ten aanzien van soort werk, niveau, arbeidspatroon en scholing.
• Fase-indeling met betrekking tot de arbeidsmarkt.
• Advies over interventies die nodig zijn voor het wegnemen of verminderen van de beperkingen dan wel voor het vinden van arbeid of het aanpassen van de arbeid.

Categorie C-gegevens

Dit zijn de gegevens die in het kader van een medisch onderzoek of een medische behandeling door de arbodienst of de medisch adviseur (bedrijfsarts/verzekeringsarts) worden verwerkt. In het proces rondom verzuim en arbeidsongeschiktheid is de verwerking van deze gegevens voorbehouden aan de arbodienst of de medisch adviseur. Voor een goede uitvoering van de re-integratie/interventie kan het soms noodzakelijk zijn om over gegevens uit de categorie C te beschikken. De arbodienst/bedrijfsarts vergewist zich dan van de noodzaak van de voor dat doel te verstrekken gegevens en informeert de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer over de informatieverstrekking. Er hoeft geen toestemming van de werknemer te worden gevraagd. De arbodienst/bedrijfsarts informeert de werknemer in het eerstvolgende spreekuurcontact, waarna de informatieverstrekking plaatsvindt.

Tot categorie C-gegevens behoren onder meer:

• Diagnose en behandelgegevens.
• Oorzaak en aard van de ziekte/aandoening.
• Informatie waaruit de diagnose en/of de aard en oorzaak ven de ziekte/aandoening is af te leiden.
• Inhoudelijke onderbouwing van interventies die nodig zijn voor het wegnemen of verminderen van de beperkingen dan wel voor het vinden van arbeid of het aanpassen van de arbeid.

Categorie D-gegevens

Dit zijn algemene gegevens van de werkgever en betrokkene.

Hiertoe behoren onder meer:

• Naam, adres, woonplaats gegevens van de werkgever.
• Naam, adres, woonplaats gegevens van de betrokkene.
• Offertes, opdrachtbevestigingen, contracten en overeenkomsten.
• Facturatiegegevens.

BIJLAGE B. TOEGANG TOT DE PERSOONSGEGEVENS

• Alleen die medewerkers van VITAAL ONDERNEMEN BV hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken.
• Derden die door VITAAL ONDERNEMEN BV zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken en zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.
• Elektronische (medische) persoonsgegevens worden zodanig beveiligd dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot deze gegevens.
• In het kwaliteitsmanagementsysteem van VITAAL ONDERNEMEN BV is aangegeven wie toegang heeft tot de registratiesystemen en hoe de autorisaties worden toegekend en beheerd.
• Per gegevenscategorie is hieronder weergegeven vanuit welke functie, welke toegang is gegeven tot welke gegevens binnen een categorie.

 

Autorisatieschema: Functie	Categorie A	Categorie B	Categorie C	Categorie D
Algemeen directeur	–	–	–	V
Commercieel directeur	–	–	–	V
Operationeel directeur	M	M	–	V
Commercieel medewerker	–	–	–	V
Medisch secretaresse	M	–	–	M
Financieel medewerker	–	–	–	V
Functioneel c.q. applicatiebeheerder	V	V	–	V
Verzekerings-/ bedrijfsarts	M	M	M	M
Arbeidskundig casemanager	M	M	–	M