1           Inloggen

Voor het inloggen in XS opent u een internetbrowser (Google Chrome, Safari, Internet Explorer, Microsoft Edge etc.). Via de link https://login.xpertsuite.nl/Account/LogOn kunt u inloggen in XS. Specifieke instructies over het inlogproces kunt u in dit hoofdstuk vinden.

Wanneer u succesvol bent ingelogd, komt u op de “Startpagina” terecht. De Startpagina biedt een overzicht van uw afspraken, af te handelen taken en meer. Vanuit hier kunt u met 1 klik nieuwe afspraken plannen, taken toewijzen of dossiers zoeken.

1.1       Inlogproces

Hieronder ziet u het inlogscherm van XS.

In het midden van het scherm kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord (samen ook wel bekend als inloggegevens) invullen.

Na het invullen van uw gevalideerde inloggegevens volgt het instellen van de verplichte 2-factor authenticatie (2FA). De 2FA is een proces voor betere beveiliging van persoonlijke gegevens waarbij u kunt kiezen uit verschillende mogelijkheden: een SMS code, een yubikey (USB) code of een authenticatie app.

2FA bestaat uit twee elementen en bevat altijd een login met inloggegevens, gevolgd door 1 (of meer) keuzes uit drie beschikbare opties. Deze worden beschreven in de volgende hoofdstukken:

1. SMS verificatie code
2. Een authenticator app

1.2       SMS code

Wanneer u kiest voor het registeren van een mobiel telefoonnummer als 2FA methode, kunt u uw mobiele telefoonnummer invullen in het scherm zoals u hieronder ziet. De sms-code zal enkel bestaan uit letters en cijfers (geen hoofdletters).

1.3       2-Factor autenticatie app

De laatste 2FA optie is een app gekoppeld aan uw XS-account. Een authenticatie app genereert een eenmalige code (“token”) die u manueel kunt invullen in uw login scherm. Authenticatie apps kunnen worden geïnstalleerd op elk apparaat dat apps ondersteund, variërend van telefoons tot tablets en meer. Een lijst met authenticatie apps kunt u vinden aan het eind van dit hoofdstuk.

Wanneer u met de gekozen app een aangeleverde barcode scant tijdens de eerste login, wordt de eenmalige password generator voor XS in de app toegevoegd.

U hoeft alleen de barcode te scannen bij de eerste login instelling. Daarna dient u de gekozen authenticatie app te openen en kunt u de getoonde XS-code zoals hieronder getoond invullen:

Een lijst van veel gebruikte authenticatie apps ziet u hieronder:

1.4       Backup code

Wanneer u uw authenticatiemogelijkheden heeft ingesteld krijgt u een back-up code. Deze code kan uw opgegeven 2FA methode vervangen wanneer u niet beschikt over uw telefoon of YubiKey.

2              Home

De knop  is in XS feitelijk het startscherm wat u ziet als u inlogt en als u deze knop aanklikt. In het volgende hoofdstuk behandelen we enkele zaken die u kunt terugvinden op het startscherm.

2.1      Navigeren XS

Wanneer u navigeert in XS is het belangrijk dat u alleen gebruik maakt van de knoppen in het XS-scherm. In de praktijk betekent dit dat de browser knoppen geen geldige acties geven (bijvoorbeeld de knop om terug te gaan in de browser).

In de meeste situaties krijgt u een Annuleren of Opslaan knop in XS te zien die u kunt gebruiken. U kunt ook op de knop klikken om terug te keren naar het startscherm of in het Dossier overzicht en het systeem waarschuwt u wanneer u mogelijk ingevoerde data kunt verliezen.

2.2      Zoekfunctie

Op de startpagina ziet u de zoekfunctie waarmee u de medewerkers kunt opzoeken. U kunt meer dan 10 verschillende zoektermen gebruiken (naam, geboortedatum, BSN en personeelsnummer). Vul de referentie in de grijze tekstbox in, klik op het zoekicoontje (vergrootglas) en selecteer de gewenste werknemer uit de lijst met resultaten

2.3      Takenlijst

Op de startpagina ziet u het overzicht met alle uit te voeren taken.

3              Dossier

Om het dossier van de medewerker te raadplegen zoekt u de medewerker eerst op via de zoekfunctie. U kunt de medewerker opzoeken door een zoekterm in te vullen zoals (naam, geboortedatum en personeelsnummer) en te klikken op de gewenste medewerker.

3.1      Overzicht pagina

In het tabblad “Overzicht” vindt u de recente trajecten en alle relevante informatie over de betreffende medewerkers.

Het gaat hier om de volgende gegevens:

• De recente trajecten/ geschiedenis van deze medewerker. Middels de verschillende icoontjes is er een snelkoppeling voor notitie(s), taken en documenten;
• De algemene gegevens van de medewerker;
• Persoonlijke notitie(s);
• Eventueel een tijdelijk verblijfadres;
• Contactgegevens van de leidinggevende;
• Het lopende dienstverband;
• Eventueel een SFB of No Risk status.

3.2     De Takenpagina

In het tabblad “Taken” kunt u alle informatie vinden betreffende de lopende taken: taken die nog uitgevoerd moeten worden en verstrekte taken.

Op deze pagina heeft u de mogelijkheid om één specifiek traject te tonen of de taken van alle (lopende) trajecten. U heeft ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de filter. Het is aan te raden om de filter “Alle eigen urgente taken” aan te houden.

3.3      Het TrajectenDossier

In het tabblad “TrajectenDossier” kunt u alle relevante informatie/documenten vinden betreffende een (lopend) traject.

• Het gaat hier om de volgende gegevens:
  • Xpert Suite documenten: hier kunt u de documenten vinden die binnen XS gemaakt en opgeslagen worden.
  • Oproepbrieven: hier worden de oproepbrieven van een afspraak met de bedrijfsarts opgeslagen.
  • Geïmporteerde documenten: hier worden alle documenten opgeslagen die een gebruiker los upload.

  3.4      De dossier autorisaties

  Indien van toepassing staan hier de toegewezen casemanager en bedrijfsarts die de dossiers kunnen behandelen.

3.5      Berichten

Via de tab “Berichten” komt u terecht in de DialoogXpert.

4              Ziek melden

Een medewerker kan ziek geregistreerd worden om verschillende redenen.

Ongeacht de afwezigheidsclassificatie dient verzuim altijd geregistreerd te worden in een werknemersdossier.

De volgende verzuimclassificaties zijn te kiezen bij het opvoeren van een ziekmelding:

Onderstaand is stapsgewijs aangegeven hoe u verzuim dient te registreren in XS.

1.1      De knop “Ziek melden”

Selecteer eerst de medewerker door de zoekfunctie te gebruiken zodat u in het werknemersdossier zit. Rechts bovenin de XS-portal ziet u de knop “Acties”. Klik hierop en selecteer de optie “Ziek melden”.

U komt in onderstaand scherm:

Onderstaande gegevens dienen ingevoerd te worden:

1. Verzuimclassificatie: selecteer bij verzuimclassificatie het type verzuimoorzaak
2. Eerste ziektedag: vul de eerste ziektedag in
3. Verzuimstatus: Het ziekteverzuimpercentage staat automatisch op 100%, u kunt ook gedeeltelijk ziek kiezen indien het verzuimpercentage anders is
4. Notitie: vul desgewenst een notitie in. Belangrijk: het is niet toegestaan om medische informatie of eventuele interpretaties in de notitievelden te zetten.

Klik op de knop Opslaan om de registratie te bewaren.

4.1.1       Verwacht herstel registreren

Bij het vastleggen en corrigeren van verzuim en verzuim verlopen, kan een nieuw veld worden ingericht om een verwachte hersteldatum te registreren. Bij deze registratie kan een specifieke datum worden ingevoerd of, wanneer de verwachte hersteldatum niet exact bekend is, een van de volgende opties: minder dan 1 week, 1-2 weken, 2-6 weken, of meer dan 6 weken.

Deze datum is na registratie terug te vinden op de medische kaart van de werknemer.

5           Zwanger

Als een medewerkster zwanger is, registreer dit dan zo spoedig mogelijk in XS. Het systeem zorgt ervoor dat u als werkgever zo tijdig mogelijk geïnformeerd wordt over de wettelijke verplichtingen.

Zorg dat u de zwangerschap ook doorgeeft aan het UVW.

 

5.1      Klik op de knop “Zwangerschap melden”

Selecteer eerst de medewerker door de zoekfunctie te gebruiken zodat u in het werknemersdossier zit. Rechts bovenin de XS-portal ziet u de knop “Acties”. Klik hierop en selecteer de optie “Zwanger”.

U komt in onderstaand scherm:

Onderstaande gegevens dienen ingevoerd te worden:

1. Vermoedelijke bevallingsdatum: deze staat op de zwangerschapsverlofverklaring van de medewerker
2. Meerling: hier kan aangegeven worden of de medewerker zwanger is van een meerlingen
3. Laatste werkdag: de optie 4 of 6 weken wordt standaard aangegeven, maar u kunt ook een dag tussen 4-6 weken kiezen

Klik op de knop Zwanger melden.

Let op: De startdatum van het verlof moet altijd 6 weken zijn indien de medewerkster ziek is als gevolg van de zwangerschap. Het programma berekent wat de einddatum van het verlof wordt. Als na de bevalling de echte bevallingsdatum wordt geregistreerd, corrigeert het systeem automatisch het verlof indien dat nodig is.

5.2      Situatie rondom zwangerschap – voor de bevalling

Nu het zwangerschapstraject loopt, kunt u de situatie rondom de zwangerschap voor de bevalling wijzigen indien gewenst. Selecteer eerst de medewerker door de zoekfunctie te gebruiken zodat u in het werknemersdossier zit. Rechts bovenin de XS-portal ziet u de knop “Acties”. Klik hierop en selecteer wederom de optie “Zwanger”.

U ziet het volgende scherm:

Er kunnen zich vier situaties voordoen:

1. Registratie definitieve bevallingsdatum.
2. Het corrigeren van de vermoedelijke bevallingsdatum.
3. Het corrigeren van de laatste werkdag voor het zwangerschapsverlof.
4. Zwangerschap beëindigen om andere reden dan een gepland bevalling

5.3      Ziek ten gevolge van zwangerschap

Wanneer een medewerker ziek is als gevolg van de zwangerschap, kunt u gebruik maken van de knop “Ziek”.  Het proces werkt grotendeels hetzelfde.

Selecteer eerst de medewerker door de zoekfunctie te gebruiken zodat u in het werknemersdossier zit. Rechts bovenin de XS-portal ziet u de knop “Acties”. Klik hierop en selecteer de optie “Ziek melden”.

U komt in onderstaand scherm:

Onderstaande gegevens dienen ingevoerd te worden:

1. Verzuimclassificatie: selecteer bij verzuimclassificatie het type verzuimoorzaak
2. Eerste ziektedag: vul de eerste ziektedag in
3. Zwangerschap: vink de optie “Ziekte ten gevolge van zwangerschap” aan
4. Verzuimstatus: Het ziekteverzuimpercentage staat automatisch op 100%
5. Notitie: vul desgewenst een notitie in. Belangrijk: het is niet toegestaan om medische informatie of eventuele interpretaties in de notitievelden te zetten.

Klik op de knop Opslaan om de registratie te bewaren.

Tip: De herstelmelding kunt u melden via de knop “Beter”

6           (DEEL)Herstel

Als de medewerker na ziekte weer geheel of gedeeltelijk aan het werk is kunt u de medewerker geheel of gedeeltelijk hersteld melden in XS. Onderstaand is stapsgewijs aangegeven hoe u deze herstelmelding registreert.

6.1      Klik op de knop “Herstel melden”

Selecteer eerst de medewerker door de zoekfunctie te gebruiken zodat u in het werknemersdossier zit. Rechts bovenin de XS-portal ziet u de knop “Acties”. Klik hierop en selecteer de optie “Beter”.

U ziet onderstaand scherm:

1. De medewerker heeft zich volledig hersteld gemeld
2. De medewerker is gedeeltelijk hersteld
3. Beëindig het ziektetraject omdat de medewerker uit dienst is of is overleden

 

Situatie A

Werknemer meldt zich volledig hersteld.

Onderstaande gegevens dienen ingevoerd te worden:

1. Selecteer de situatie “werknemer meldt zich volledig hersteld”
2. Kies de datum van de laatste ziektedag
3. Vul een eventuele toelichting in. Belangrijk: het is niet toegestaan om medische informatie of eventuele interpretaties in de notitievelden te zetten.

klik op de knop Traject beëindigen om de actie te bewaren.

Situatie B

De medewerker meldt zich voor een hoger/lager percentage ziek.

Onderstaande gegevens dienen ingevoerd te worden:

1. Selecteer de situatie “de medewerker meldt zich voor een hoger/lager percentage ziek”
2. Kies de datum vanaf wanneer de wijziging in gaat
3. Vul het aangepaste ziekteverzuimpercentage in *
4. Kies de verzuimclassificatie

*) via het rekenmachientje kun je het ziekteverzuimpercentage laten uitrekenen door het aantal uren werkzaam in te vullen:

Klik op de knop Verzuimpercentage wijzigen om de actie te bewaren.

 

Situatie C

Het ziektetraject beëindigen, omdat de medewerker uit dienst is of is overleden.

Onderstaande gegevens dienen ingevoerd te worden:

1. Selecteer één van de verschillende redenen (als de medewerker uit dienst is, vermeld dan de laatste werkdag)
2. Kies de datum vanaf wanneer de wijziging plaatsvindt
3. Vul een eventuele toelichting in. Belangrijk: het is niet toegestaan om medische informatie of eventuele interpretaties in de notitievelden te zetten.

Klik op de knop Traject beëindigen om de actie te bewaren.

Wanneer u een medewerker ziek of zwanger hebt gemeld dient u geregeld (wettelijke) taken uit te voeren om het traject te beheren. Met behulp van XS wordt u tijdig herinnerd aan een opdracht en ondersteund met de uitvoering van de taak.

7.1       Taken

Op de startpagina kunt u het Takenoverzicht vinden. Dit overzicht is onderverdeeld in Te laat, Nu uitvoeren en Komende week. Het is een korte opsomming van alle lopende taken

Aan de kleur kunt u de status zien van de taken:

• Rood: de deadline van de taak is verstreken en de taak heeft de hoogste prioriteit.
• Oranje: de taak nadert de deadline om te verwerken en heeft een hogere prioriteit.
• Grijs: de taak is nog op tijd om te verwerken.

Wanneer u een groen vinkje bij een taak ziet, betekent dat dat de taak is uitgevoerd.

7.2       Uit te voeren taken

Wanneer u op de startpagina bij Taken klikt op Naar Taken, kunt u het volledige taakoverzicht openen.

U ziet het volgende scherm:

In dit overzicht kunt u de taken vinden die u zelf dient uit te voeren voor de trajecten.

• Klik op de taak die u wilt uitvoeren. U ziet vervolgens de actie die ondernomen moet worden.
• Voor het uitvoeren van sommige acties (bijvoorbeeld het Plan van Aanpak) opent er een nieuw scherm met hierin een formulier dat u ondersteunt bij de uitvoering van de taak.
• Wanneer u een taak op uw naam heeft uitgevoerd, kunt u de status aanpassen. Als dit is gedaan dan is de taak niet meer te zien bij uw eigen urgente taken.
• Als u een opdracht uitzet naar uzelf komt deze ook te staan bij “uit te voeren taken”.

8              Dialoogfunctie

De dialoogfunctie binnen XS wordt gebruikt om veilige berichten te sturen naar de medewerkers. Om bij de dialoogfunctie te komen gaat u bij het dossier van de medewerker naar het tabje ‘berichten’.

Het scherm waar in je terechtkomt ziet eruit als volgt:

In dit scherm zitten de volgende onderdelen:

• Onderwerp
• Deelnemers: hier dienen de werknemers aan de dialoog te worden toegevoegd
• Bericht
• Mogelijkheid om bestanden van een lokale schijf aan het bericht toe te voegen.

Wanneer het bericht eenmaal is verzonden aan de werknemer door op Start Dialoog te klikken, ontvangt de werknemer een e-mailadres waarmee hij zich aan kan melden bij DialoogXpert. Eenmaal ingelogd is het programma vergelijkbaar met de functies van Whatsapp en kunnen er dialogen worden gehouden.